Préparer et réussir votre appel d’offre pour une refonte de site web

par François Painchaud

Vous savez que votre site web est un outil de communication puissant qui s’il peut attirer de nombreux consommateurs vers votre compagnie, peut également devenir un véritable gouffre financier.

Ainsi, pour tirer plein profit des nombreux avantages offerts par un site optimisé, vous avez choisi de faire appel à des professionnels.

Attirer les agences web qui sauront réaliser des sites web aussi beaux que profitables passe par la rédaction d’un appel d’offre impeccable qui parlera aux professionnels du domaine.

Suivez donc ces conseils et partez à la conquête des meilleurs partenaires d’affaires en rédigeant un cahier des charges efficace.

Note: modèle de cahier des charges à télécharger au bas de cet article.

1. Présentez-vous

Votre site web est un point de contact incontournable entre vos clients-potentiels et votre compagnie. En plus de fournir de précieuses informations aux internautes, votre site leur permet aussi de se faire une idée du type d’entreprise que vous êtes. C’est pourquoi, il est essentiel de vous assurer que votre présence en ligne soit le reflet de la mission et des valeurs de votre entreprise.

Ainsi, lorsque vous confiez votre projet de refonte de site web à une agence assurez-vous que cette dernière prenne le temps de s’intéresser aux caractéristiques distinctifs qui différencie votre compagnie de la concurrence.

Pour ce faire, incluez dans votre appel d’offre une description de votre entreprise comprenant les points qui vous sont particulièrement chers dans votre domaine d’activités ainsi que l’historique de votre entreprise.

2. Faîtes une brève mise en contexte

Afin de vous permettre d’atteindre vos objectifs futurs, l’agence avec laquelle vous allez travailler devra être consciente des difficultés que vous avez rencontrées dans le passé.

Il est ainsi absolument essentiel de préciser dans votre appel d’offre les motivations qui vous poussent à effectuer une refonte de votre site.

Généralement 5 raisons poussent les entreprises à effectuer une refonte de leur site :

  • Votre site a “ mal vieilli”. Il n’est plus au goût du jour et ne répond plus aux besoins et préférence de vos clients-cibles.
  • Votre site web n’est pas adapté aux support mobiles. Vous perdez donc de précieuses visites d’internautes naviguant sur mobile ou tablettes.
  • Vous n’avez pas le contrôle sur votre site web. Les mises à jour sont donc compliquées à réaliser et parfois dispendieuses.
  • Après plusieurs ajouts et mises à jour, votre site web s’est complexifié. La navigation n’est plus instinctive et de nombreux usagers finissent par se perdre dans ce labyrinthe numérique.
  • Vous avez entendu parler du design web évolutif. Vous êtes prêt à apporter de la modernité dans votre site et à augmenter considérablement sa rentabilité.

Vous ne vous reconnaissez pas dans ces cinq cas? Assurez-vous que la refonte est bien la solution la plus adaptée à vos besoins actuels.

Dans tous les cas, cerner avec précisions les raisons de votre refonte web aidera vos partenaires d’affaires potentiels à mieux cerner vos attentes et leur permettra d’éviter de reproduire les erreurs qui ont nui à la profitabilité de votre site dans le passé.

Évidemment, il est essentiel d’intégrer le budget que vous souhaitez consacrer à ce projet dans votre appel d’offres.

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3. Évaluez les objectifs stratégiques de votre site

Vote site internet peut améliorer la profitabilité de votre site de multiples façons. Néanmoins plus vous l’optimiser pour atteindre un objectif précis et meilleurs seront vos résultats. Prenez donc le temps de répondre à la question suivante : «Que voulez-vous que votre site fasse pour vous ?»

Souhaitez-vous accroître la visibilité de votre compagnie ? Désirez vous utiliser votre site pour développer ou renforcer votre image de marque ? Votre objectif est-il d’augmenter votre taux de conversion ou le nombre de prospects ? Est-ce d’augmenter les ventes en ligne ?

Dans votre appel d’offre, soyez le plus précis possible dans la description de vos objectifs. Ces-derniers serviront de fil directeur au développement de votre site web.

4. Attribuez les responsabilités

Pour qu’une agence puisse répondre à votre appel d’offre, elle doit savoir exactement ce que vous attendez d’elle. Ainsi, il est essentiel de présenter clairement les responsabilités que vous allez confier à cette entreprise et celles dont vous allez vous charger.

A titre indicatif, voici les éléments que vous pouvez choisir de déléguer ou non lorsqu’il s’agit d’effectuer une refonte de votre site :

  • Rédaction du contenu web
  • Arborescence du site
  • Fonctionnalités du site
  • Maquette UX
  • Design graphique web
  • Intégration HTML
  • Intégration d’un CMS (ex: WordPress)
  • Intégration des textes et balises
  • Hébergement du site
  • Entretien et maintenance du site

Plus vous serez spécifique en terme d’attentes et meilleurs seront les fournisseurs qui rentreront en contact avec vous. De plus, préciser rapidement la répartition des responsabilités vous permettra par la suite à avoir une relation plus harmonieuse avec l’agence de votre choix.

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5. Dressez un échéancier réaliste

Le partenaire d’affaires idéal est celui qui est capable de vous livrer un site web correspondant en tout point à vos attentes dans les temps voulus.

C’est pourquoi, il est essentiel que votre appel d’offre comporte un échéancier spécifique et détaillé. De la date d’attribution du mandat de refonte au lancement de votre site, précisez la date à laquelle vous désirez avoir les différents livrables de votre projet numérique.

Vous n’êtes pas certains de vos délais pour mettre en place votre nouveau site web ? Vous pouvez dans votre appel d’offres demander aux agences de vous proposer leur échéancier détaillé. Par la suite, relevez celui qui vous semble le plus en harmonie avec votre propre emploi du temps et les phases de développement de votre entreprise.

6. Spécifiez les fonctionnalités

Pour un appel d’offre concluant, n’oubliez pas de préciser les différentes fonctionnalités que vous souhaitez intégrer à votre site web.

Choix de CMS (ex: WordPress), intégration de CRM, nombre de langues disponibles, formulaires de contact…, assurez vous d’indiquer clairement vos besoins et préférences.

En étant spécifique, vous permettez aux agences intéressées à travailler avec vous de vous fournir des propositions proches de vos attentes, ce qui facilitera grandement votre choix par la suite.

De plus, cela permettra aux fournisseurs potentiels d’évaluer avec précisions ce qu’ils devront accomplir. Vous ne recevrez ainsi que des propositions d’agences disposant des compétences et du temps nécessaires pour mener à bien votre projet.

Une bonne idée serait de créer 2 listes:

  • Une liste de “must have”: Lister ici les items qui sont absolument obligatoires au lancement de votre site.
  • Une liste de “nice to have”: Lister ici toutes les petites fonctions intéressantes mais qui ne sont pas obligatoire dès la livraison du site web.

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7. Demandez des références

Pour obtenir le meilleur, il faut travailler avec les meilleurs. Votre site internet est si important pour votre entreprise que la moindre erreur ou retard peut finir par vous coûter cher. Pour être certains de travailler avec une agence compétente, n’hésitez pas à leur demander leur référence.

Vous devriez évidemment consulter leur portfolio de projets web déjà réalisé par le passé.

N’hésitez pas non plus à les questionner sur la taille de l’équipe qui travaillera éventuellement sur la refonte de votre site web.

Finalement, n’oubliez pas de leur demander un plan détaillé des coûts engendrés par un tel projet. Est-ce qu’il pourrait y avoir des extras?

Ça y est, vous êtes prêt à rédiger votre appel d’offres ! Une fois que ce dernier sera lancé, vous ne devriez pas tarder à recevoir des propositions.

Pour votre sélection finale, mon dernier conseil est de ne pas hésiter à rencontrer les fournisseurs potentiels (ceux qui ont passés la première étape) en personne. Cela vous permettra de vous assurer que vous êtes bel et bien sur la même longueur d’ondes et qu’il y a fit culturel.

En opérant de cette façon, vous devriez être en mesure d’effectuer le meilleur choix et de transformer votre site web en outil marketing aussi puissant que profitable.

Cliquez ici pour télécharger un modèle de cahier des charges.

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Auteur

François Painchaud

François un est passionné du marketing et de l'expérience utilisateur. Vétéran du marketing numérique, il a contribué au succès de plus de 1000 projets web en plus de 15 ans. En plus d'être président & associé chez CodeSpark, François est aussi coach à la Fondation Montréal, un organisme qui aide les jeunes entrepreneurs locaux.

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